Cum să îți organizezi documentele pentru a fi mai eficient ca antreprenor

Antreprenoriatul promite o libertate deplină. Libertatea de a alege proiectele cu adevărat interesante, cea de a-ți crea propriul program și, nu în ultimul rând, libertatea de a face lucrurile altfel decât în marile companii. Tentația de a elimina complet monotonia, de a evita orice tip de rutină este întotdeauna puternică pentru antreprenorii la început de drum.

Totuși, cei mai experimentați știu că uneori cheia succesului constă tocmai în disponibilitatea de a crea procese eficiente și de a le respecta întotdeauna cu strictețe. Iar acest lucru este în mod special valabil în cazul managementului documentelor generate de activitatea companiei: contracte, documente produse pentru clienți, facturi, toate aceste fișiere trebuie organizate pentru a putea fi accesate oricând este necesar.

Pare plictisitor? Cu siguranță, însă mult mai puțin plictisitor decât o după-amiază petrecută căutând un vizual creat pentru o campanie din februarie 2015, care la acel moment a fost considerat nepotrivit, dar care ACUM ar putea fi perfect pentru noua direcție de comunicare a clientului.

Crearea unui sistem de management al documentelor nu se numără probabil printre prioritățile antreprenorilor dornici să se implice în proiecte cât mai inovatoare. Cu toate acestea, inovația este prezentă și în acest domeniu aparent anost, și, așa cum vom vedea în acest articol, ne poate ajuta să automatizăm anumite procese, reducând monotonia, fără a diminua eficiența sistemului. Automatizarea este însă ultimul pas ce ar trebui parcurs pentru o gestionare eficientă a fișierelor. Primul pas constă în alegerea unei soluții potrivite pentru stocarea datelor și definirea unui sistem de organizare a fișierelor adaptat nevoilor companiei noastre.

Alegerea unei soluții de stocare a datelor în Cloud oferă o serie de avantaje pe care antreprenorii nu le pot ignora. Comparativ cu folosirea unor dispozitive externe de stocare cum ar fi discuri externe sau implementarea unui server propriu, stocarea în Cloud implică o diminuare a costurilor de funcționare și mentenanță a rețelei, toate informațiile fiind stocate pe serverul companiei care furnizează serviciul. Un astfel de serviciu este ușor de scalat la nivelul întregii companii, întrucât pentru a avea acces la informații angajații au nevoie doar de o conexiune la Internet, fără a mai fi nevoie de dispozitive adiționale.

În plus, există o mulțime de companii care oferă planuri gratuite de stocare în Cloud, asigurând în plus și integrări esențiale cu alte servicii. Giganții IT: Google, Microsoft, Apple oferă integrări avantajoase cu propriile pachete, însă, dacă acestea nu sunt prioritare pentru compania noastră, putem bineînțeles opta pentru una dintre multiplele alternative existente pe piață cum ar fi Amazon Drive, DropBox, Box, Backblaze sau SpiderOak. Cu toate acestea, orice soluție am alege, este indicat să creăm cel puțin o copie backup pentru documentele esențiale.

Sistem de fișiere sau sistem de etichete?

Odată aleasă soluția de stocare a datelor, în Cloud sau cu ajutorul unor dispozitive fizice, ne putem concentra pe crearea unui sistem de fișiere eficient. Totuși ce putem face dacă firma noastră nu are încă un workflow deja clar definit pe care să îl putem transpune într-un sistem de fișiere cu adevărat util? Este important să impunem un sistem de organizare cât mai devreme posibil, pentru ca apoi acesta să evolueze odată cu compania. Astfel, o opțiune bună pentru companiile tinere este implementarea unui sistem cronologic de bază, cu directoare pentru perioadele relevante, iar apoi crearea unui sistem bazat pe tag-uri sau etichete.

Aceste etichete atașate fiecărui document oferă o mai mare flexibilitate și pot reflecta cu mai mare ușurință apariția unor noi tipuri de proiecte sau documente. Cu toate acestea, implementarea unui astfel de sistem bazat pe tag-uri necesită un grad ridicat de disciplină pentru a fi cu adevărat util. De aceea, este recomandată crearea unui ghid care să indice cum trebuie aplicate aceste etichete noilor documente, pentru ca toți angajații să folosească aceleași reguli. În caz contrar, fiecare își va crea propriul sistem, iar informațiile companiei vor deveni în scurtă vreme imposibil de accesat printr-o simplă căutare.

Tipuri de sisteme de management al fișierelor

Scopul sistemelor de fișiere este de a ne ajuta să ajungem la informația dorită cu cât mai puține click-uri și fără să parcurgem o mulțime de titluri. Astfel, este important să creăm un număr potrivit de subdirectoare în funcție de criterii relevante pentru activitatea companiei. Acestea pot reprezenta: departamente, clienți, produse sau chiar nume de utilizatori. Ne dorim ca identificarea unui document să fie un proces cât mai intuitiv pentru întreaga echipă, așa că recomandăm folosirea în titluri a cuvintelor cheie folosite frecvent în căutări.

De asemenea, este indicat să evităm crearea de fișiere sau directoare care poartă același nume, pentru a nu genera confuzii. Totodată, pentru a-i ajuta pe membrii echipei să implementeze corect sistemul de fișiere ales, este necesară crearea unui template cu structura completă care va putea fi copiat atunci când trebuie salvat un proiect nou sau apare un nou client. În plus, putem crea și un mic ghid pentru a ajuta angajații să înțeleagă logica din spatele sistemului. Nimeni nu va aplica un sistem pe care nu îl înțelege.

Există o mulțime de tipologii de sisteme de organizarea a fișeierelor, însă în acest articol le vom prezenta doar pe cele de bază, ce pot fi apoi adaptate oricărui model de business.

Organizarea cronologică sau în funcție de clienți

Majoritatea companiilor își pot structura activitatea folosind doar aceste criterii simple. Atunci când există o serie de clienți stabili, aceștia pot constitui baza sistemului sau principalele directoare. Astfel, în directorul fiecărui client se vor regăsi toate documentele aferente serviciilor prestate, organizate în funcție de departamente sau pur și simplu cronologic. O anumită structurare a activității din punct de vedere cronologic se impune de obicei în orice sistem de fișiere, fie că pornim de la directoare principale care poartă nume de ani, semestre sau luni, sau doar ordonăm cronologic fișierele din subdirectoare.

Organizarea în funcție de variante

În cazul proiectelor complexe care necesită multiple propuneri sau generarea de soluții alternative, se recomandă implementarea unui sistem bazat pe variante în lucru și variante finale. De obicei, astfel de sisteme sunt folosite pentru a organiza nivelurile mai profunde ale sistemelor de fișiere deja structurate cronologic sau în funcție de clienți. Organizarea în funcție de variante are la bază 3 fișiere: Working, Final și Archive, fiecare având o funcție specifică.

În directorul Working vor fi salvate toate materialele care încă sunt în lucru, alături de fișierele sursă sau specificațiile primite de la client, în timp ce, în Final, vor fi incluse doar variante finalizate și aprobate. În Archive, arhiva proiectului, pot fi stocate propuneri care au fost refuzate de client, idei care nu au mai fost trimise spre aprobare sau fișiere care țin de activitatea de cercetare și documentare.

Organizarea în funcție de versiune. Dacă, în cazul organizării în funcție de variante, distincția dintre finalizat și nefinalizat este cea mai importantă, organizarea în funcție de versiune pune accentul pe salvarea într-un mod ordonat și logic a tuturor versiunilor unui anumit document. Acest sistem este de cele mai multe ori implementat în cadrul blogurilor sau website-urilor de știri, unde mai mulți angajați editează, îmbunătățesc, corectează și aprobă același conținut.

Organizarea în funcție de versiune se poate adapta perfect procesului de creare și editare a unui articol. De exemplu, într-un director denumit Postări, putem crea câte un subdirector pentru fiecare articol, pe care îl putem denumi folosind data la care ar trebui publicat și subiectul:040421_Instrumente_WebDevelopment. Nu se recomandă folosirea titlului articolului, întrucât acesta se poate modifica în timp. În interiorul acestui subdirector, putem organiza diferitele versiuni ale articolului: draft, first-edit, second-draft, second-edit, final.

În cazul în care procesul de editare implică mai multe persoane care revizuiesc textul, este indicată implementarea unei structuri de tipul Needitat/Editat pentru a facilita colaborarea și a știi mereu care este cea mai nouă versiune corectă a documentului. Fișierele pot fi salvate apoi în directorul Needitat sau Editat cu denumiri sugestive: subiect-articol-blog-v2.doc și subiect-articol-blog-v2-ed.doc.

De altfel, sistematizarea modului în care denumim fișierele este esențială pentru funcționarea oricărui sistem de management al fișierelor. Pentru ca numele unui fișier să fie potrivit acesta trebuie să fie unic, sugestiv și ușor de înțeles sau citit. Dacă în urma unei căutări identificăm mai multe fișiere cu același nume, acest lucru indică în mod clar că sistemul de fișiere nu este organizat corect. De asemenea, titlul fișierului trebuie să îi denote conținutul, incluzând informații relevante cum ar fi: tipul proiectului, clientul, data la care trebuie publicat sau folosit, versiunea etc.

Totuși, numele fișierului nu trebuie să se transforme într-o descriere propriu-zisă a acestuia. Este indicată folosirea cuvintelor cheie relevante și evitarea prepozițiile sau a altor cuvinte de legătură. Lizibilitatea reprezintă un alt criteriu esențial. Se recomandă utilizare cratimei, a liniuței jos sau a camelCase (scrierea cuvintelor fără spații, cu majusculă, exceptând primul cuvânt). În plus, este recomandată evitarea caracterelor speciale ~ ! # $ %  & * și a spațiilor nemarcate, întrucât acestea pot îngreuna căutarea sau nu pot fi citite corect de toate programele.

Când vine vorba despre numerotarea fișierelor sau a documentelor, folosirea unui format de tipul 01,02,03 la început ne poate ajuta să păstrăm ordinea dorită în timp. Pare complicat? Chiar este, însă această problemă poate fi rezolvată prin crearea unui document simplu cu toate regulile ce trebuie aplicate pentru denumirea unui nou fișier. Astfel, întreaga echipă va putea folosi același sistem.

După ce alegem cel mai potrivit mod de organizare a fișierelor și definim ierarhia de directoare, subdirectoare și fișiere, compania mai are de depășit un obstacol: utilizarea acestui sistem în fiecare zi. Cu alte cuvinte, toți angajații trebuie să creeze directoarele și subdirectoarele potrivite pentru fiecare nou proiect sau sarcină. În fiecare zi. Așa cum anunțam chiar de la începutul articolului, un anumit grad de monotonie este inevitabil chiar și atunci când pregătim un template ce poate fi copiat. Însă ce putem face pentru a reduce aceste sarcini administrative la minimum? Din fericire, serviciile de automatizare și integrare a proceselor ne pot ajuta să creăm în mod automat fișierele de care avem nevoie în funcție de tipul de proiect pe care îl începem.

Zapier este poate cel mai cunoscut astfel de serviciu și oferă integrări pentru mai multe variante de stocare în Cloud cum ar fi: GoogleDrive, OneDrive, DropBox și Box. Folosind un serviciu de automatizare, crearea de noi fișiere poate fi programată întotdeauna la începutul lunii. În plus, dacă sistemul de management al fișierelor este organizat în funcție de proiect, directoarele pot fi create atunci când în aplicația de gestionare a sarcinilor apare un nou proiect. Există o mulțime de servicii care ne pot ajuta să automatizăm procese, astfel că este ușor să găsim o soluție care să integreze cât mai multe dintre aplicațiile pe care le folosim deja. LeadsBridge, IFTTT, Automate.io, Microsoft Flow, Integromat sau Workato sunt doar câteva dintre serviciile de integrare și automatizare a proceselor disponibile în prezent, iar fiecare oferă posibilități diferite de integrare.

Astfel, deși, în prezent, activitatea companiilor devine tot mai complexă, tehnologia ne oferă soluții pentru a sistematiza, integra și automatiza acele procese care ne ajută să ne organizăm proiectele. Tot ce trebuie să facem este să căutăm soluții moderne potrivite pentru nevoile companiei noastre și să renunțăm treptat la vechile paradigme și moduri de lucru.